Key Performance Indicator (Indikator Kinerja Utama) Bagian II

Apa itu KPI atau KSI
KPI (key performance indikator) atau sering juga disebut KSI (key success indicator) merupakan ukuran finansial atau non finansial yang digunakan untuk menggambarkan faktor kritis keberhasilan perusahaan. Ini membantu perusahaan untuk mengukur perkembangan dalam rangka pencapaian tujuannya.

KPI merefleksikan tujuan perusahaan
Indikator kinerja harus merefleksikan tujuan perusahaan, sehingga indikator kinerja sangat tergantung tujuan perusahaan yang ingin dicapai. Perusahaan yang ingin menetapkan KPI perlu melakukan beberapa hal terlebih dahulu, antara lain :
- perusahaan perlu memiliki bisnis proses yang telah terdefinisikan
- memiliki tujuan yang jelas atau kinerja yang diperlukan untuk bisnis proses tersebut di atas
- memiliki ukuran-ukuran kuantitatif atau kualitas yang disesuaikan dengan tujuan perusahaan
- mengawasi setiap perubahan yang terjadi dan melakukan penyesuaian proses atau sumber daya dalam pencapaian tujuan jangka panjang

KPI harus terukur
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa KPI merupakan ukuran finansial atau non finansial, atau ukuran kuantitatif atau kualitatif sehingga setiap jenis KPI yang ditentukan harus dinyatakan ukurannya secara jelas.

Sebagai contoh, perusahaan produsen makanan (FMCG, fast moving consumer goods) yang menetapkan tujuannya untuk meningkatkan pangsa pasar menjadi 15%, maka KPI-nya dapat ditentukan sebagai berikut :
1. Departemen Pemasaran
- Tingkat konsumen baru yang diperoleh min. 15 %
- Tingkat konsumen lama yang dapat dipertahankan min. 90 %
- Tingkat penjualan produk tiap bulan min. 25 %
2. Departemen Produksi
– Tingkat produktifitas mesin min. 75 %
– Tingkat lossing stock max. 5 %

KPI yang telah ditentukan perlu dukungan data-data yang akurat dan konsisten, dan hal ini membutuhkan sistem informasi yang kuat dan handal.

Key Performance Indicator (Indikator Kinerja Utama) - Bagian I

Seringkali perusahaan meski telah mampu mendefinisikan visi, misi, dan tujuannya berjalan tanpa arah yang jelas, tujuannya kemana jalannya kemana. Akibatnya hasil yang diharapkan dari berjalannya perusahaan tidak tercapai atau perusahaan berjalan biasa-biasa saja. Performa dari sudut manapun tidak menunjukkan hasil yang menggembirakan. Kondisi yang semacam inilah yang mendorong perlunya KPI (key performance indicator), indikator kinerja utama atau juga sering disebut KSI (key success indicator), indikator sukses utama.

Apabila suatu perusahaan telah mendefinisikan apa tujuannya, mengidentifikasi seluruh stakeholdernya dan juga menetapkan misinya maka perusahaan perlu suatu alat atau cara untuk mengukur tingkat pencapaiannya. Ukuran-ukuran tersebut haruslah juga mampu diturunkan menjadi ukuran-ukuran masing-masing departemen yang ada di dalam perusahaan dan pada gilirannya menjadi ukuran-ukuran masing-masing karyawan perusahaan. Dan satu hal yang pasti ukuran tersebut akan berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lain.

Menggagas HRIS

Fungsional SDM terdiri atas empat hal, rekrutmen dan seleksi, pelatihan dan pengembangan, manajemen kinerja dan manajemen kompensasi. Ada beberapa unsur penting yang mendukung hal tersebut antara lain : absensi, cuti, ijin meninggalkan tugas, lembur, pelayanan kesehatan, kesejahteraan, olah raga, hubungan industrial, coaching dan counselling. Fungsi dan unsur tersebut di atas saling terkait satu dengan yang lain, akhirnya bermuara pada kinerja dan kesejahteraan karyawan yang diharapkan akan berkorelasi langsung dengan kinerja organisasi perusahaan.

Banyaknya fungsi dan unsur di atas perlu ditangani secara cepat dan akurat, dan hal ini tentu saja membutuhkan tools yang handal. Sebuah sistem informasi dapat dikembangkan, yang sering kali disebut sebagai sistem informasi SDM atau HRIS (human resource information system). Sistem yang handal haruslah mampu membantu mengatasi persoalan yang berkaitan dengan kecepatan dan kehandalan informasi sesuai dengan yang dibutuhkan dan tentu saja adjustment lebih fleksibel. Sistem pelaporan dan proses cross check juga mudah dilakukan sesuai dengan kebutuhan.

Saya hanya membayangkan bahwa sebuah sistem HRIS yang handal menjadi pusat seluruh kegiatan pekerjaan administrasi SDM sehingga seorang staff SDM hanya akan fokus pada pekerjaan how to manage people, how to develope people dan tidak dihabiskan waktunya hanya karena urusan administrasi semata.

Seluruh informasi yang berkaitan dengan seorang karyawan dapat diakses oleh karyawan yang bersangkutan dan pihak-pihak lain yang terkait seperti atasan dan SDM terutama informasi yang berkaitan dengan kinerjanya dalam pekerjaan.
Harapannya, pengelolaan karyawan dapat berjalan secara efektif dan efisien.